Persondata for medarbejdere

Behandling af personoplysninger i SES Timeseddel

Syddjurs Erhvervs Service behandler personoplysninger om medarbejdere i forbindelse med registrering af arbejdstid, løngrundlag og administration af ansættelsesforholdet.

1. Dataansvarlig

Syddjurs Erhvervs Service
Moselunden 10
8544 Mørke
Telefon: +45 7023 1818
E-mail: info@spotless.dk

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

SES Timeseddel er indrettet til at behandle almindelige personoplysninger, der er nødvendige for arbejdstids- og lønadministration. Det kan bl.a. være:

• navn, e-mailadresse, brugerlogin og medarbejdertilknytning,
• arbejdsdato, arbejdsopgave og faktisk arbejdstid,
• timelønstimer, lønsats, faste beløb og akkordbeløb,
• arbejdsbeskrivelser og kommentarer til registreringer,
• løn- eller afregningsperiode samt tidspunkter for indsendelse og godkendelse,
• tekniske login- og sikkerhedsoplysninger, når det er nødvendigt for drift og beskyttelse af systemet.

Oplysningerne kommer primært fra dig selv og fra Syddjurs Erhvervs Services administration.

Skriv ikke CPR-nummer, bankoplysninger, helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger i fritekst- og kommentarfelter. Systemet er ikke beregnet til den type oplysninger.

3. Hvorfor behandler vi oplysningerne?

Vi behandler oplysningerne for at:

• registrere den faktiske daglige arbejdstid,
• beregne, kontrollere og dokumentere løn- eller afregningsgrundlag,
• administrere indsendelse, godkendelse, rettelser og historik,
• opfylde Syddjurs Erhvervs Services forpligtelser som arbejdsgiver,
• beskytte systemet mod misbrug og sikre stabil drift.

Registrering af faktisk arbejdstid er nødvendig for, at virksomheden kan overholde reglerne om arbejdstidsregistrering og for at kunne udarbejde et korrekt løngrundlag. Hvis nødvendige registreringer mangler, kan virksomheden være nødt til at bede om, at oplysningerne bliver udfyldt eller rettet, før lønbehandlingen kan afsluttes.

4. Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker, hvor den er nødvendig for at administrere ansættelsesforholdet og opfylde aftalen med medarbejderen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og hvor behandlingen er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c. Behandling i ansættelsesforhold sker desuden efter de relevante regler i databeskyttelseslovens § 12.

Tekniske sikkerhedsoplysninger kan i relevante tilfælde behandles på baggrund af virksomhedens legitime interesse i at beskytte system, data og brugerkonti, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Behandlingen er ikke baseret på medarbejderens samtykke til at bruge SES Timeseddel.

5. Hvem kan se oplysningerne?

Den enkelte medarbejder kan se sine egne registreringer og sin egen historik. Adgang til andre oplysninger er rollebaseret.

• Driftsleder/administrator kan se de oplysninger, der er nødvendige for kontrol, godkendelse og administration.
• Bogholder kan se de oplysninger, der er nødvendige for lønbehandling og afregningskontrol.
• Nødvendige IT-, hosting-, backup-, mail- og lønsystemleverandører kan behandle oplysninger på virksomhedens vegne i det omfang, det er nødvendigt.
• Lønoplysninger kan overføres til Danløn og relevante myndigheder som led i lønbehandling og lovpligtig indberetning.

Medarbejdere har ikke adgang til andre medarbejderes registreringer eller virksomhedens administrative lønfunktioner.

6. Opbevaring

Registreret arbejdstid opbevares som udgangspunkt i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid, som krævet efter arbejdstidsreglerne.

Oplysninger, der indgår i regnskabs- og løndokumentation, opbevares i det omfang og den periode, som følger af bogførings-, skatte- og øvrige dokumentationskrav. Regnskabsmateriale skal som udgangspunkt opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Andre oplysninger slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt eller retligt behov for dem. Ved fratrædelse deaktiveres adgangen til systemet, mens oplysninger, som virksomheden fortsat skal opbevare, bevares i den nødvendige periode.

7. Sikkerhed og backup

Adgangen til SES Timeseddel er rollebaseret. Medarbejder-, bogholder- og driftslederfunktioner er adskilt, og de interne portaler er ikke beregnet til søgemaskineindeksering. Systemets database indgår i virksomhedens backup-rutine, så registreringer kan genskabes ved driftsfejl.

De interne SES-portaler er konfigureret uden Google Analytics, Google reCAPTCHA og eksterne Google Fonts. Cloudflare Turnstile anvendes på den offentlige kontaktformular, men indlæses ikke på de interne SES-portaler.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Afhængigt af den konkrete behandling kan du bl.a. have ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
• at få urigtige oplysninger rettet,
• sletning, når betingelserne for sletning er opfyldt,
• begrænsning af behandlingen,
• at gøre indsigelse mod visse behandlinger,
• dataportabilitet, når betingelserne herfor er opfyldt.

Retten til sletning betyder ikke, at oplysninger kan slettes, hvis Syddjurs Erhvervs Service fortsat er retligt forpligtet til at opbevare dem.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder eller har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på info@spotless.dk.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

9. Automatiske afgørelser og profilering

SES Timeseddel anvendes ikke til automatiske afgørelser eller profilering af medarbejdere. Løn- og afregningsgrundlag kontrolleres som en del af virksomhedens almindelige administration.

10. Information ved første login

Når en medarbejder første gang åbner SES Timeseddel efter denne persondatainformation er taget i brug, vises en kort orientering med link til denne side. Systemet registrerer dato og version for, at informationen er vist. Registreringen er dokumentation for oplysningspligten og er ikke et samtykke.